Anasayfa | İletişim  

İdari Mali İşler Prosedürü

1. KAPSAM VE AMAÇ

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığında oluşturulan Kalite Yönetim Sistemi ve kalite politikası doğrultusunda satın alma, tedarikçilerin değerlendirilmesi, bilimsel araştırma projeleri, yılı bütçesi, kiralamalar ve tahakkuk işlemleri ile ilgili düzenlemeler ve gerekli yazışmalar ile takip süreci, prosedürün kapsamını oluşturmaktadır. Prosedürün amacı, yukarıda belirtilen tüm idari-mali işler ve sorumluluklarının kesintisiz sürdürülmesi, gerekli satın almaların zamanında, kalite hedeflerine uygun biçimde ve yasalar çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

2. SORUMLULAR

Daire Başkanı
Şube Müdürleri
Taşınır kayıt Kontrol Yetkilisi

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

DMO: Devlet Malzeme Ofisi
2547 Sayılı Yasa: Yüksek Öğretim Kanunu
4734 Sayılı Yasa: Kamu İhale Kanunu
5018 Sayılı Yasa: Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

4. PROSEDÜR DETAYI
İdari ve Mali İşler Dairesi bünyesinde gerçekleştirilen işlemler, aşağıda belirtilen beş ana başlık altında sınıflandırılmıştır; söz konusu işlemler Bütçe İşlemleri, Mal ve Hizmet Satın almaları, Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri ve Ambar İşlemleri, Diğer Ödeme İşlemleri, Bilimsel Araştırma Projeleri için mal ve hizmet satın alma işlemleridir.

4.1. Bütçe İşlemleri

Haziran ayı başında, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından belirlenen takvime göre, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile Rektörlük birimlerinin bir yıl sonraki bütçe görüşmeleri yapılır. Temmuz ayı başında, Maliye Bakanlığı’nca yayımlanan Bütçe Hazırlama Rehberi’ne göre, Daire Başkanlığı tarafından T.C. Maliye Bakanlığının ebutce.bumko.gov.tr internet adresi üzerinden yayınlamış olduğu standart formlara bütçe veri girişleri yapılır. Rektörlük birimlerinin bütçe taslağı oluşturulur ve üst yazı ile Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.

4.2. Mal ve Hizmet Satın Alma

İdari ve Mali işler Daire Başkanlığı kalite politikası doğrultusunda, Üniversiteye verilen destek hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için, gerekli olan mal ve hizmetler düzenli olarak temin edilir. Satın alınacak malzemeler, en uygun tedarikçi firmadan sağlanır.

Tüm mal ve hizmet satın alımları, her yıl yayımlanan Mali Yıl Bütçe Kanun’una göre serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde, 4734 Sayılı Yasa’nın yer alan ihale usulleri ve aynı yasanın 22/d maddesi uyarınca, doğrudan temin usulüyle gerçekleştirilir.

Rektörlük birimleri, Malzeme İstek formu ile sarf malzemesi, demirbaş ihtiyaçları ile Üniversitenin tüm birimleri makine-teçhizat taleplerini İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bildirir. Bu talepler toplanarak ihaleye çıkılabilecek miktara ulaştı ise ihale yoluyla, değilse DMO’dan veya 4734 sayılı yasanın 22/d maddesi uyarınca, DMO dışındaki tedarikçi firmalardan satın alma işlemi gerçekleştirilir.

Satın almaları gerçekleşen sarf malzemeler, demirbaşlar ve makine-teçhizatlar İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi tarafından, Taşınır İşlem Fişi kesilerek, fatura karşılığında mal teslim alınır.

Birimlere teslim edilecek mal ve malzemeler ise, Birimlerin Taşınır kayıt Kontrol Yetkilisi arafından devir ayniyatı ile teslim alınır.

Satın almalarda uygulanacak işlem sırası ve uyulması gereken yasal prosedür Üniversitemiz “Satın Alma Prosedürü”nde ve “Tedarikçilerin Değerlendirilmesi Prosedürü”nde de detaylı bir şekilde açıklanmıştır.

4.3. Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri

Satın alınan veya hibe yoluyla Rektörlüğe verilen demirbaş ve sarf malzemenin kayıt altına alınması ve ihtiyaca göre ilgili birimlere dağıtılması işlemleri, Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda gerçekleştirilir. Yılda bir kez demirbaş ve depo sayımı yapılır. Üç yılda bir, Sayıştay’a dönem hesapları gönderilir. Taşınır kayıt Kontrol işlemlerinde Netterm isimli Bilgi İşlem Daire Başkanlığının hazırladığı program kullanılır.

Demirbaşlar ve malzemelerin Taşınır kayıtlarına ilişkin açıklamalar “Ürün Hizmet Tanımı ve İzlenebilirliği Prosedürü” nde anlatılmaktadır.

4.4. Diğer İşlemler.

Mülkiyeti Üniversitemize ait yerlerden; kantin ,kafeterya, büfe, fotokopi odası, ATM yerleri vb.gibi yerlerin üçüncü şahıslara kiraya verilme işlemleri, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’nun 51/g maddesine göre ihale yolu ile yapılmaktadır.

Mülkiyeti Hazineye ait olup Üniversitemize tahsisli olan yerlerden; ,kafeterya, büfe, fotokopi odası, ATM yerleri vb.gibi yerlerin kiralama işlemleri ise, gerekli yazışma ve talebimizin iletilmesi sonucu, Defterdarlık Milli Emlak Dairesi Başkanlığı tarafında 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’nun 51/g maddesine göre ihale yolu ile yapılmaktadır.

Üniversitemizin gelişme sahası içerisinde kalan özel mülkiyete ait taşınmazların kamulaştırma işlemleri yapılarak buna ilişkin ödeme evrakları ile, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesindeki birimlerden gelen evrakların tahakkukunun hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’na kontrol ettirilip ödenmesi sağlanır.



5. İLGİLİ DOKÜMANLAR
Bütçe Hazırlama Rehberi
İlgili Mali Yıl Bütçe Kanunu
2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
Taşınır Mal Yönetmeliği

Başkanlığımız Hakkında

Bağlantılar